Znajdź swój system zarządzania zadaniami

Zadania na dziś

Jeśli sam nie zaplanujesz swojego czasu, zrobi to za ciebie ktoś inny. Nie czekaj na nowy rok, nowy kwartał, nowy tydzień. Nie zastanawiaj się jak. Zacznij już teraz.

W pracy zawodowej nauczyłem się, że dobrze zdefiniowane zadanie to połowa sukcesu. Co robimy, po co to robimy i jakie są oczekiwane rezultaty? Opis zadania niekoniecznie musi skupiać się na implementacji lub innymi słowy w jaki sposób zadanie powinno zostać wykonane.

Jeśli zadanie na samą myśl Cię przytłacza, to prawie na pewno będziesz przy nim prokrastynować i oznacz to, że jest za duże i należy je podzielić na mniejsze zadania.

Ja zaczynam dzień od zdefiniowania trzech najważniejszych zadań TOP 3 GOALS z różnych dziedzin mojego życia, które muszę wykonać, aby pod koniec dnia powiedzieć sobie, że jestem zadowolony.

Jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś to proponuję zacząć od jednego najważniejszego zadania:

Co musisz dzisiaj zrobić, aby przybliżyć się do realizacji twojego dużego celu?

Jeśli jeszcze nie zdefiniowałeś swoich celów to poświęć trochę czasu, zastanów się dobrze i zacznij od tego.

Jak już zdefiniowałeś najważniejsze zadanie dnia to spróbuj zacząć dzień od jego realizacji. Zrobisz i już wygrałeś ten dzień.

Produktywność nie jest o tym jak zajęty lub jak wydajny jesteś, a raczej jak wiele jesteś w stanie osiągnąć i czy dowozisz to co zaplanowałeś. Na produktywność składa się:

• Czas, którego wrogiem jest prokrastynacja
• Energia, którego wrogiem jest wypalenie
• Uwaga, którego wrogiem jest rozstargnienie.

System oparty na kalendarzu

Mój system zarządzania zadaniami jest prosty:

1. Jeśli mówię, że muszę coś zrobić lub obiecuję komuś, że coś zrobię, to od razu wpisuję to do kalendarza lub listy Todo.

2. Jeśli coś wymaga mojej uwagi w przyszłości (np. wygasa ubezpieczenie) lub jakieś zadanie jest cykliczne, to wpisuję do kalendarza lub listy todo z datą.

3. Wszystkie spotkania, aktywności, wizyty lądują w kalendarzu.

4. Bloki aktywności skupionej pracy Deep Work są planowane w kalendarzu.

Najważniejsze to mieć nawyk przeglądania swojego kalendarza i listy Todo, organizowania i wyrzucania rzeczy, których nie musisz lub już nie chcesz zrobić.

Dobrym pomysłem może być kategoryzowanie zadań ze względu na miejsce, czas lub temat, aby nie posiadać przytłaczającej, niekończącej się listy zadań.

Metoda GTD

Jedna z pierwszych metod planowania z jaką miałem do czynienia to GTD - Getting Things Done z książki Davida Allena o tym samym tytule. Jest to metoda zbierania, przetwarzania i organizowania zadań.

Najważniejsze założenia są takie, że każde zadanie z jakim się stykamy musi wylądować w skrzynce odbiorczej, a później zostać obsłużone. Rzuć okiem na schemat GTD. Obsługa wygląda następująco:

• jeśli zadanie nie wymaga akcji to ląduje w śmietniku, w archiwum lub w folderze kiedy indziej
• jeśli zadanie wymaga akcji to:
  • zrób od razu jeśli wykonanie zajmuje mniej niż 2 minuty
  • zapisz jako projekt jeśli zadanie jest skomplikowane i wymaga podziału na podzadania
  • oddeleguj jeśli nie będziesz się nim zajmować sam i zapisz w liście oczekującej na odpowiedź (Waiting for)
  • jeśli ma zostać wykonane w przyszłości to zaplanuj wykonanie w kalendarzu
  • w innym przypadku dodaj do listy rzeczy do zrobienia (Todo)

Dzięki temu unikniemy chaosu i łatwiej będzie zorganizować wszystkie obowiązki, które na nas spadają.

Planowanie

Do bardziej skomplikowanego planowania mogę polecić następujące narzędzia:

• Metoda Kanban, która wizualizuje pracę na, w najprostszej postaci, listę rzeczy do zrobienia (Todo), rzeczy aktualnie robionych (Doing) i rzeczy zrobionych (Done). Można wykorzystać narzędzie Trello.

• Mindmapa, czyli mapa myśli to graficzna reprezentacja informacji, gdzie od głównego tematu rozchodzą się gałęzie reprezentujące podtematy i powiązane zagadnienia, pytania lub pomysły. Każdy podtemat może się rozgałęziać na kolejne. Można wykorzystać narzędzia XMind lub Miro. Świetne do brainstormingu.

• Canvas, czyli nieskończona tablica do wizualizacji i sprawnego grupowania. Idealnie też nadaje się do przylepiania wirtualnych karteczek.

• Metoda OKR (Objectives Key Results) idealnie nada się do śledzenia celów kwartalnych. Używana w wielu firmach.

• Year at a glance jest to jednostronnicowy kalendarz, gdzie rok przedstawiony jest w postaci kolumn i jedna kolumna odpowiada jednemu miesiącowi, a dni są wierszami. Pozwala to na łatwe, wizualne zaplanowanie roku. Codziennie wpisujesz tam najważniejsze wydarzenie lub zadanie dnia. Pod koniec roku pozwoli to szybko się zorientować czym się zajmowałeś.

Bardzo polecam obejrzeć film Ali Abdaala, w którym recenzuje najważniejsze rzeczy w temacie zarządzania zadaniamia na podstawie 107 książek o produktywności.